SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ( SIA )

Definisi Sistem Informasi Akuntansi

Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Biasanya dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi.

Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan sebagai dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Karakteristik informasi yang realible harus memenuhi syarat relevan, tepat waktu, akurat dan lengkap.

Sistem Informasi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermafaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :

• Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
• Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
• Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.

SIA terdiri dari 3 subsistem:

• Sistem pemrosesan transaksi

mendukung proses operasi bisnis harian.

• Sistem buku besar/ pelaporan keuangan

• Sistem Penutupan dan pembalikan. Merupakan pembalikan dan penutupan dari laporan yang dibuat dengan jurnal pembalik dan jurnal penutup

menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak,dll.

Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen memproses berbagai transaksi non-keuangan yang tidak bisa diproses oleh Sistem Informasi Akuntansi. Bagaimana pun juga sistem informasi manajemen di laksanakan dengan kerja bersama. Dengan mendukung semua ide dari masing-masing group yang melakukan kerja di lapangan dan bagaimana kita memberikan semangat yang tinggi buat karyawan.

Cara Kerja

Untuk memahami bagaimana SIA bekerja, perlu untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut :

• Bagaimana mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?
• Bagaimana mentransformasi data kedalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?
• Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?

Manfaat

Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:

• Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
• Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
• Meningkatkan efisiensi
• Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
• Meningkatkan sharing knowledge
• menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

Komponen Sistem Informasi Akuntansi

• Manusia adalah pelaku yang menjalankan sistem
• Transaksi merupakan objek dari sistem informasi akuntansi sebagai masukan, lalu diproses sehingga menghasilkan informasi
• Prosedur adalah langkah-langkah yang harus ditempuh dalam melakukan transaksi atau kegiatan perusahaan.
• Dokumen yaitu berupa formulir yang digunakan sebagai sarana pencatatan pada saat transaksi
• Peralatan adalah suatu

• alat atau sarana yang digunakan dalam melakukan pencatatan pada sistem informasi yang bersangkutan.

Evolusi sistem informasi

Dalam perjalannya Sistem Informasi Manajemen tidak serta merta langsung menjadi sebuah sistem yang seperti kita rasakan saat ini melainkan ada tahapan-tahapan perkembangan dari sistem yang terfokus untuk menghimpun,menyimpan dan memproses data saja sampai terciptanya sistem yang mengelola data tersebut menjadi sebuah informasi dan dari informasi tersebut terciptalah sistem pendukung keputusan berikut perinciannya :

1.  Fokus awal pada data

Sistem pemrosesan transaksi merupakan jenis sistem yang pertama kali di impelementasikan. Focus utama sistem ini adalah pada data transaksi.sistem informasi ini digunakan untuk menghimpun , menyimpan dan memproses data transaksi serta sering kali mengendalikan keputusan yang merupakan bagian dari transasksi.misalnya yang mengendalikan keputusan adalah sistem pemrosesan transaksi yang sekaligus dapat memvlidasi keabsahan kartu kredit atau mencarikan rute pesawat terbang yang terbaik sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Nama aplikasi akuntansi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA).

2.   Fokus baru pada informasi

Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar karena dengan adanya Manajemen Informasi perusahaan akan mudah mendapatkan Informasi yang akurat dan tepat guna mendukung dalam pengambilan keputusan dalam perusahaan tersebut.

3.   Fokus revisi pada pendukung keputusan.

Sistem pendukung keputusan (Decision support system) adalah sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan dan pemanipulasian data yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada situasi yang tidak terstruktur di mana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana seharusnya dibuat

DSS dibuat sebagai reaksi atas ketidakpuasan terhadap Sistem Pemrosesan Transaksi dan Sistem Informasi Manajemen sebagaimana diketahui ,SIP lebih memfokuskan diri pada pengendalian transaksi yang merupakan kegitan yang bersifat berulang dan terdefenisi dengan baik,sedangkan SIM lebih berorientasi pada penyediaan laporan bagi manajemen yang sifatnya dinamis.DSS lebih ditunjuk untuk mendukung manajemen dalam melakukan pekerjaan yang bersifat analistis, dalam situsai yang kurang terstruktur dan dengan criteria yang kurang jelas.DSS tidak dimaksudkan untuk mengotomasikan pengambilan keputusan,tetapi memberikan perangkat interaktif yang memungkinkan pengambil keputusan dapat melakukan berbagai analisis dengan menggunakan model-model yang tersedia

Spesifikasi DSS.

EVOLUSI MODEL-MODEL SISTEM INFORMASI

     Secara umum terdapat lima model sistem informasi: Proses manual, sistem file mendatar (flat file), pendekatan database, model REA (resources, events, and agents), dan model ERP (enterprise resource planning).

1. Model Proses Manual

     Model proses manual membentuk peristiwa-peristiwa fisik, sumber daya, dan personel yang mencirikan kebanyakan proses bisnis. Adapun manfaat mempelajari model proses manual sebelum menguasai sistem berdasarkan komputer. Pertama, mempelajari sistem manual membantu membangun hubungan penting antara SIA dan bidang akuntansi lainnya. Kedua, logika proses bisnis dapat lebih mudah dimengerti. Ketiga, prosedur manual memfasilitasi pemahaman kegiatan kontrol internal, termasuk pemisahan fungsi-fungsi, pengawasan, verifikasi independen, jejak audit, dan kontrol akses.

2. Model Flat File

     Sistem ini merupakan sistem kerangka utama dalam sistem mainframe besar (large mainframe system). Sistem file model menjelaskan suatu lingkungan di mana file-file data individual tidak berkaitan dengan data lainnya. Pemakai akhir dalam lingkungan ini memiliki file data mereka sendiri, dan tidak menggunakannya bersama-sama dengan para pemakai lainnya.

3. Model Database

     Sistem manajemen database (database management system) merupakan sistem perangkat lunak khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen-elemen data yang dapat diotorisasi setiap pemakai untuk diakses. Program pemakai mengirimkan permintaan data ke DBMS, yang kemudian memvalidasi dan mengotorisasi akses ke database sesuai dengan tingkat otoritas pemakai.

4. Model REA

     REA adalah akuntansi untuk membuat model resources, events, dan agentsyang kritikal dalam organisasi dan relasi di antara mereka. Resources adalah aktiva dari organisasi. Mereka mendefinisikan sebagai objek yang jarang sekaligus dikendalikan oleh perusahaan. Events merupakan fenomena yang mempengaruhi perubahan sumber daya. Mereka dapat dihasilkan dari kegiatan-kegiatan seperti produksi, pertukaran, konsumsi, dan distribusi. Agents ekonomi adalah para individu dan departemen-departemen yang berpartisipasi dalam peristiwa ekonomi.

5. Sistem ERP

     Enterprise resource planning-ERP (perencanaan sumber daya perusahaan) merupaka suatu model sistem informasi yang memampukan suatu organisasi untuk mengotomatisasikan dan mengintegrasikan proses-proses bisnis kuncinya.

Penerapan Sistem Informasi Akuntansi di Perusahaan

Sebuah toko buku bernama Kinokuniya memiliki cabang di beberapa kota (Yogyakarta, Surabaya, Semarang dan Jakarta). Toko buku tersebut melayani penjualan tunai (kepada konsumen retail) maupun kredit dengan tempo 15 hari sampai 1 bulan (untuk penjualan ke institusi maupun ke toko buku lain). Pembelian buku dilakukan secara tunai maupun kredit. Penjualan tunai di setiap toko serta administrasi keuangan lain, telah menggunakan bantuan computer dan teknologi informasi. Jadi, data telah direkam secara online, setiap kali terjadi penjualan maupun pembelian.

Tujuan dari Sistem Informasi Akuntansi dari toko buku tersebut yaitu :

1.      Untuk menyediakan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang  dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemrosesan informasi.

      2.      Mendukung operasional harian perusahaan toko buku kinokuniya

      3.      Mendukung fungsi penyediaan pihak manajemen

      Toko buku tersebut menggunakan SIA untuk mengetahui setiap saat buku ataupun sumberdaya lainnya dalam toko buku tersebut, dimana menjadi tanggungjawab dari manajemen untuk dikelola dengan baik. SIA juga mendukung keputusan baik bagi manajemen dan pelanggan apakah pelanggan tertarik atau tidak dengan buku-buku yang terdapat di toko tersebut.

      SIA juga mendukung operasi harian di toko tersebut baik dari penjualan tunai maupun penjualan kredit serta toko juga dapat melihat laju dari operasi dalam perusahaan

Pengguna dari Sistem Informasi Akuntansi pada toko buku tersebut dibagi menjadi 2 yaitu :

-          Pihak Internal : yaitu merupakan pihak-pihak terkait yang berasal dari dalam perusahaan seperti Pemilik perusahaan, dewan komisaris, pimpinan perusahaan/pihak manajemen, dan karyawan/pegawai perusahaan toko buku.

-          Pihak Eksternal : yaitu merupakan pihak-pihak yang berada di luar organisasi yang juga berkepentingan dalam menggunakan output tersebut, misalnya kreditur, investor/ calon investor, lembaga pemerintahan, kantor pajak, pemasok, penduduk,/masyarakat,mahasiswa konsumen dan pelanggan

Laporan SIA yang dapat dihasilkan oleh toko buku kinokuniya terdiri dari :

      Laporan Keuangan :

1.      Menghasilkan Laporan Laba/Rugi Komprehensif.

2.      Menyediakan Laporan Posisi Keuangan/Neraca.

3.      Membuat Laporan Ekuitas/Perubahan Modal.

4.      Menyediakan Laporan Arus Kas

5.      Menyediakan Catatan Atas Laporan Keuangan.

      Laporan Manajemen :

1.      Laporan Anggaran (anggaran yang ditetapkan)

2.      Laporan Kinerja (kinerja yang telah dilakukan)

Sistem operasional yang diterapkan oleh toko buku tersebut adalah sebagai berikut :

      Pemrosesan data yang digunakan dalam toko buku tersebut menggunakan Sistem REAL-TIME. Dimana sistem ini memproses data secara langgsung dan tidak langsung merekam apa yang terjadi saat itu juga seperti pembelian, penjualan, pembayaran bahkan pengecekan akan persediaan dan jenis transaksi lainnya yang digunakan dalam toko buku tersebut. Setiap transaksi baik dipusat maupun dicabang akan terproses secara cepat tanpa ada jeda waktu dalam pencatatan dengan transaksi yang terjadi saat itu.

      Manajer toko buku tersebut berencana untuk lebih memanfaatkan teknologi informasi secara lebih maksimal. Teknologi informasi yang dapat dimanfaatkan oleh sebuah perusahaan antara lain:

• E-commerce

• Internet

• Data marts dan data warehouse

• Arsitektur client-server

Pada toko buku ini, pemilik memanfaat beberapa teknologi yang diterapkan banyak perusahaan lainnya yaitu diantaranya adalah :

a.       Data Marts dan Data Warehouse

Dimana data ini melakukan proses secara langsung dan dapat melakukan transaksi itu secara online atau secara langsung tanpa melakukan pencatatan yang bersistem manual.

      b.      Internet

Dimana internet dapat di eksplorasi untuk mempromosikan toko dan mempromosikan penjualan via internet(online) karena sekarang kebanyakan penjualan dilakukan secara online atau via internet, agar orang-orang bisa melihat toko itu dan barang-barangnya tidak perlu datang, melihat atau membeli buku secara langsung tetapi dari adanya internet pembeli bisa secara langsung melihat, dan membeli secara via online.

      Toko buku Kinokuniya sudah cukup maju dalam penerapan sistem informasinya, baik dibidang manajemen keuangannya maupun bidang lainnya. Penerapan yang sudah maju untuk dilakukan yaitu seperti penerapan e-commerce dan layanan pemesanan melalui internet. Namun kadang kala masih ada kendala yang terjadi seperti lambatnya respon dari server atau maintenance server yang mengakibatkan keterlambatan sampainya pesan ke server untuk ditujukan kepada admin.

      Penerapan yang digunakan lainnya antara lain memakai sistem kredit dengan tempo minimal 15 hari dan maksimal 1 bulan. Dengan demikian, konsumen tetap dapat melakukan pembelian dengan menggunakan kredit dengan perantara kartu kredit dari konsumen tersebut. Dan juga transaksi yang terjadi bersifat real-time dimana semua transaksi yang masuk langsung tercatat dalam server sehingga perhitungan dan majamenennya sudah tidak menggunakan sistem sederhana melainkan modern.

Saran

      Saran penulis untuk manager dari toko buku tersebut yaitu untuk menjaga dalam pengendalian sistem komputer yang dipakai dengan menerapkan sistem yang relevan terhadap sistem, baik terhadap komputer maupun data yang ada dengan cara sebagai berikut :

·         Privasi. Dimana tiap komputer yang ada dalam toko tersebut diwajibkan untuk membuat kode privasi agar tiap komputer tidak sembarang digunakan oleh orang lain.

·         Keamanan. Tiap komputer diberikan kode pengaman untuk bisa menghindari pemakaian yang tidak layak.

·         Pengendalian internal untuk tiap computer, Komputer yang ada didalam toko tersebut haruslah menggunakan pengendalian, dimana pengendalian itu yang mempertanggungjawabkan tiap kode atau keamanan dalam toko.

·         Pengawasan, Disini tiap pemrosesan data yang ada harus diawasi dengan baik agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaporan.

·         Kesetaraan akses, Dimana akses antara komputer 1 dan lainnya harus baik jangan ada penundaan atau kerusakan agar pemrosesan antara penjualan, pembelian dan penerimaan kas bisa berjalan dengan baik dan lancar.

Sumber :

http://ttourial.blogspot.co.id/2012/12/evolusi-sistem-informasi_6.html

http://sujudgandas.blogspot.co.id/2014/10/sistem-informasi-akuntansi-pada-contoh.html

https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi_akuntansi