Definisi Sistem
Informasi Akuntansi
Sistem adalah
sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya yang berfungsi
bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Biasanya dibuat untuk menangani
sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi.
Informasi adalah data yang
berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan sebagai dasar untuk mengambil
keputusan yang tepat. Karakteristik informasi yang realible harus memenuhi
syarat relevan, tepat waktu, akurat dan lengkap.
Sistem
Informasi
adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan
informasi yang bermafaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan
bisnis.
Sistem
Informasi Akuntansi
(SIA) adalah sebuah sistem
informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi
sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem
informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara
lain :
- Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
- Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
- Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Subsistem
SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara
langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
SIA
terdiri dari 3 subsistem:
- Sistem pemrosesan transaksi
mendukung
proses operasi bisnis harian.
- Sistem buku besar/ pelaporan keuangan
- Sistem Penutupan dan pembalikan. Merupakan pembalikan dan penutupan dari laporan yang dibuat dengan jurnal pembalik dan jurnal penutup
menghasilkan
laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian
pajak,dll.
Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen memproses berbagai transaksi
non-keuangan yang tidak bisa diproses oleh Sistem Informasi Akuntansi.
Bagaimana pun juga sistem informasi manajemen di laksanakan dengan kerja
bersama. Dengan mendukung semua ide dari masing-masing group yang melakukan
kerja di lapangan dan bagaimana kita memberikan semangat yang tinggi buat
karyawan.
Cara Kerja
Untuk
memahami bagaimana SIA bekerja,
perlu untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut :
- Bagaimana mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?
- Bagaimana mentransformasi data kedalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?
- Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?
Manfaat
Sebuah
SIA menambah
nilai dengan cara:
- Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
- Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
- Meningkatkan efisiensi
- Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
- Meningkatkan sharing knowledge
- menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan
Komponen Sistem Informasi Akuntansi
- Manusia adalah pelaku yang menjalankan sistem
- Transaksi merupakan objek dari sistem informasi akuntansi sebagai masukan, lalu diproses sehingga menghasilkan informasi
- Prosedur adalah langkah-langkah yang harus ditempuh dalam melakukan transaksi atau kegiatan perusahaan.
- Dokumen yaitu berupa formulir yang digunakan sebagai sarana pencatatan pada saat transaksi
- Peralatan adalah suatu
- alat atau sarana yang digunakan dalam melakukan pencatatan pada sistem informasi yang bersangkutan.
Evolusi
sistem informasi
Dalam perjalannya Sistem Informasi Manajemen tidak
serta merta langsung menjadi sebuah sistem yang seperti kita rasakan saat ini
melainkan ada tahapan-tahapan perkembangan dari sistem yang terfokus untuk
menghimpun,menyimpan dan memproses data saja sampai terciptanya sistem yang
mengelola data tersebut menjadi sebuah informasi dan dari informasi tersebut
terciptalah sistem pendukung keputusan berikut perinciannya :
1. Fokus awal pada data
Sistem pemrosesan transaksi merupakan jenis sistem yang
pertama kali di impelementasikan. Focus utama sistem ini adalah pada data
transaksi.sistem informasi ini digunakan untuk menghimpun , menyimpan dan
memproses data transaksi serta sering kali mengendalikan keputusan yang
merupakan bagian dari transasksi.misalnya yang mengendalikan keputusan adalah
sistem pemrosesan transaksi yang sekaligus dapat memvlidasi keabsahan kartu
kredit atau mencarikan rute pesawat terbang yang terbaik sesuai dengan
kebutuhan pelanggan.
Nama aplikasi akuntansi berbasis komputer pada awalnya
adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing
(DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA).
2. Fokus baru pada informasi
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat
penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer
sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru
tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan
utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh
perusahaan besar karena dengan adanya Manajemen Informasi perusahaan akan mudah
mendapatkan Informasi yang akurat dan tepat guna mendukung dalam pengambilan
keputusan dalam perusahaan tersebut.
3. Fokus revisi pada pendukung keputusan.
Sistem pendukung keputusan (Decision support system)
adalah sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan dan
pemanipulasian data yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada
situasi yang tidak terstruktur di mana tak seorangpun tahu secara pasti
bagaimana seharusnya dibuat
DSS dibuat sebagai reaksi atas ketidakpuasan terhadap
Sistem Pemrosesan Transaksi dan Sistem Informasi Manajemen sebagaimana
diketahui ,SIP lebih memfokuskan diri pada pengendalian transaksi yang
merupakan kegitan yang bersifat berulang dan terdefenisi dengan baik,sedangkan
SIM lebih berorientasi pada penyediaan laporan bagi manajemen yang sifatnya
dinamis.DSS lebih ditunjuk untuk mendukung manajemen dalam melakukan pekerjaan
yang bersifat analistis, dalam situsai yang kurang terstruktur dan dengan
criteria yang kurang jelas.DSS tidak dimaksudkan untuk mengotomasikan
pengambilan keputusan,tetapi memberikan perangkat interaktif yang memungkinkan
pengambil keputusan dapat melakukan berbagai analisis dengan menggunakan
model-model yang tersedia
Spesifikasi DSS.
EVOLUSI
MODEL-MODEL SISTEM INFORMASI
Secara umum
terdapat lima model sistem informasi: Proses manual, sistem file mendatar (flat
file), pendekatan database, model REA (resources, events, and agents), dan
model ERP (enterprise resource planning).
1.
Model Proses Manual
Model proses
manual membentuk peristiwa-peristiwa fisik, sumber daya, dan personel yang
mencirikan kebanyakan proses bisnis. Adapun manfaat mempelajari model proses
manual sebelum menguasai sistem berdasarkan komputer. Pertama, mempelajari
sistem manual membantu membangun hubungan penting antara SIA dan bidang
akuntansi lainnya. Kedua, logika proses bisnis dapat lebih mudah dimengerti.
Ketiga, prosedur manual memfasilitasi pemahaman kegiatan kontrol internal,
termasuk pemisahan fungsi-fungsi, pengawasan, verifikasi independen, jejak
audit, dan kontrol akses.
2.
Model Flat File
Sistem ini
merupakan sistem kerangka utama dalam sistem mainframe besar (large mainframe
system). Sistem file model menjelaskan suatu lingkungan di mana file-file data
individual tidak berkaitan dengan data lainnya. Pemakai akhir dalam lingkungan
ini memiliki file data mereka sendiri, dan tidak menggunakannya bersama-sama
dengan para pemakai lainnya.
3.
Model Database
Sistem
manajemen database (database management system) merupakan sistem perangkat
lunak khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen-elemen data yang dapat
diotorisasi setiap pemakai untuk diakses. Program pemakai mengirimkan
permintaan data ke DBMS, yang kemudian memvalidasi dan mengotorisasi akses ke
database sesuai dengan tingkat otoritas pemakai.
4.
Model REA
REA adalah
akuntansi untuk membuat model resources, events, dan agentsyang kritikal dalam
organisasi dan relasi di antara mereka. Resources adalah aktiva dari
organisasi. Mereka mendefinisikan sebagai objek yang jarang sekaligus
dikendalikan oleh perusahaan. Events merupakan fenomena yang mempengaruhi
perubahan sumber daya. Mereka dapat dihasilkan dari kegiatan-kegiatan seperti
produksi, pertukaran, konsumsi, dan distribusi. Agents ekonomi adalah para
individu dan departemen-departemen yang berpartisipasi dalam peristiwa ekonomi.
5.
Sistem ERP
Enterprise
resource planning-ERP (perencanaan sumber daya perusahaan) merupaka suatu model
sistem informasi yang memampukan suatu organisasi untuk mengotomatisasikan dan
mengintegrasikan proses-proses bisnis kuncinya.
Penerapan
Sistem Informasi Akuntansi di Perusahaan
Sebuah toko buku bernama Kinokuniya memiliki
cabang di beberapa kota (Yogyakarta, Surabaya, Semarang dan Jakarta). Toko buku
tersebut melayani penjualan tunai (kepada konsumen retail) maupun kredit dengan
tempo 15 hari sampai 1 bulan (untuk penjualan ke institusi maupun ke toko buku
lain). Pembelian buku dilakukan secara tunai maupun kredit. Penjualan tunai di
setiap toko serta administrasi keuangan lain, telah menggunakan bantuan
computer dan teknologi informasi. Jadi, data telah direkam secara online,
setiap kali terjadi penjualan maupun pembelian.
Tujuan dari Sistem Informasi Akuntansi
dari toko buku tersebut yaitu :
1.
Untuk
menyediakan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut
pemrosesan informasi.
2. Mendukung operasional harian
perusahaan toko buku kinokuniya
3. Mendukung fungsi penyediaan pihak manajemen
Toko buku tersebut menggunakan SIA untuk mengetahui setiap saat buku ataupun
sumberdaya lainnya dalam toko buku tersebut, dimana menjadi tanggungjawab dari
manajemen untuk dikelola dengan baik. SIA juga mendukung keputusan baik bagi
manajemen dan pelanggan apakah pelanggan tertarik atau tidak dengan buku-buku
yang terdapat di toko tersebut.
SIA juga mendukung operasi harian di toko tersebut baik dari penjualan
tunai maupun penjualan kredit serta toko juga dapat melihat laju dari operasi
dalam perusahaan
Pengguna dari Sistem Informasi
Akuntansi pada toko buku tersebut dibagi menjadi 2 yaitu :
-
Pihak
Internal : yaitu merupakan pihak-pihak terkait yang berasal dari dalam
perusahaan seperti Pemilik perusahaan, dewan komisaris, pimpinan
perusahaan/pihak manajemen, dan karyawan/pegawai perusahaan toko buku.
-
Pihak
Eksternal : yaitu merupakan pihak-pihak yang berada di
luar organisasi yang juga berkepentingan dalam menggunakan output tersebut,
misalnya kreditur, investor/ calon investor, lembaga pemerintahan, kantor
pajak, pemasok, penduduk,/masyarakat,mahasiswa konsumen dan pelanggan
Laporan SIA yang dapat dihasilkan oleh
toko buku kinokuniya terdiri dari :
Laporan Keuangan :
1.
Menghasilkan Laporan Laba/Rugi Komprehensif.
2.
Menyediakan Laporan Posisi Keuangan/Neraca.
3.
Membuat Laporan Ekuitas/Perubahan Modal.
4.
Menyediakan Laporan Arus Kas
5.
Menyediakan Catatan Atas Laporan Keuangan.
Laporan Manajemen :
1.
Laporan Anggaran (anggaran yang ditetapkan)
2.
Laporan Kinerja (kinerja yang telah dilakukan)
Sistem operasional yang diterapkan oleh
toko buku tersebut adalah sebagai berikut :
Pemrosesan data yang
digunakan dalam toko buku tersebut menggunakan Sistem REAL-TIME. Dimana sistem
ini memproses data secara langgsung dan tidak langsung merekam apa yang terjadi
saat itu juga seperti pembelian, penjualan, pembayaran bahkan pengecekan akan
persediaan dan jenis transaksi lainnya yang digunakan dalam toko buku tersebut.
Setiap transaksi baik dipusat maupun dicabang akan terproses secara cepat tanpa
ada jeda waktu dalam pencatatan dengan transaksi yang terjadi saat itu.
Manajer toko buku tersebut berencana untuk lebih memanfaatkan teknologi informasi secara lebih maksimal. Teknologi informasi yang dapat dimanfaatkan oleh sebuah perusahaan antara lain:
Manajer toko buku tersebut berencana untuk lebih memanfaatkan teknologi informasi secara lebih maksimal. Teknologi informasi yang dapat dimanfaatkan oleh sebuah perusahaan antara lain:
•
E-commerce
•
Internet
•
Data marts dan data warehouse
•
Arsitektur client-server
Pada
toko buku ini, pemilik memanfaat beberapa teknologi yang diterapkan banyak
perusahaan lainnya yaitu diantaranya adalah :
a. Data Marts
dan Data Warehouse
Dimana data ini melakukan proses secara langsung dan
dapat melakukan transaksi itu secara online atau secara langsung tanpa
melakukan pencatatan yang bersistem manual.
b.
Internet
Dimana internet
dapat di eksplorasi untuk mempromosikan toko dan mempromosikan penjualan via
internet(online) karena sekarang kebanyakan penjualan dilakukan secara online
atau via internet, agar orang-orang bisa melihat toko itu dan barang-barangnya
tidak perlu datang, melihat atau membeli buku secara langsung tetapi dari adanya
internet pembeli bisa secara langsung melihat, dan membeli secara via online.
Toko
buku Kinokuniya sudah cukup maju dalam penerapan sistem informasinya, baik
dibidang manajemen keuangannya maupun bidang lainnya. Penerapan yang sudah maju
untuk dilakukan yaitu seperti penerapan e-commerce dan layanan pemesanan
melalui internet. Namun kadang kala masih ada kendala yang terjadi seperti
lambatnya respon dari server atau maintenance server yang mengakibatkan
keterlambatan sampainya pesan ke server untuk ditujukan kepada admin.
Penerapan yang digunakan lainnya antara lain memakai sistem kredit dengan tempo
minimal 15 hari dan maksimal 1 bulan. Dengan demikian, konsumen tetap dapat
melakukan pembelian dengan menggunakan kredit dengan perantara kartu kredit
dari konsumen tersebut. Dan juga transaksi yang terjadi bersifat real-time
dimana semua transaksi yang masuk langsung tercatat dalam server sehingga
perhitungan dan majamenennya sudah tidak menggunakan sistem sederhana melainkan
modern.
Saran
Saran
penulis untuk manager dari toko buku tersebut yaitu untuk menjaga dalam
pengendalian sistem komputer yang dipakai dengan menerapkan sistem yang relevan
terhadap sistem, baik terhadap komputer maupun data yang ada dengan cara
sebagai berikut :
·
Privasi. Dimana tiap komputer yang ada dalam toko
tersebut diwajibkan untuk membuat kode privasi agar tiap komputer tidak sembarang
digunakan oleh orang lain.
·
Keamanan. Tiap komputer diberikan kode pengaman untuk
bisa menghindari pemakaian yang tidak layak.
·
Pengendalian internal untuk tiap computer, Komputer
yang ada didalam toko tersebut haruslah menggunakan pengendalian, dimana
pengendalian itu yang mempertanggungjawabkan tiap kode atau keamanan dalam
toko.
·
Pengawasan, Disini tiap pemrosesan data yang ada harus
diawasi dengan baik agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaporan.
·
Kesetaraan akses, Dimana akses antara komputer 1 dan
lainnya harus baik jangan ada penundaan atau kerusakan agar pemrosesan antara
penjualan, pembelian dan penerimaan kas bisa berjalan dengan baik dan lancar.
Sumber :
Postingan
0 komentar:
Posting Komentar