Sistem Perilaku Organisasi

SISTEM PERILAKU ORGANISASI

 ORGANISASI SEBAGAI SEBUAH SISTEM

Definisi sederhana dari organisasi adalah suatu kelompok orang yang mempunyai

tujuan yang sama. Tujuan merupakan hasil yang berupa barang, jasa, uang, pengetahuan

dan lain – lain. Tujuan disini dapat di definisikan sebagai output, dan untuk menjadi output

di perlukan input. Input dapat berupa raw material, sumber daya manusia, uang, informasi

dan lain – lain. Sistem sendiri dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri

komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi,

materi atau energi.

Di dalam organisasi terjadi konversi dari input menjadi output dan di perlukan

banyak proses yang saling berhubungan dari fungsi-fungsi struktural yang ada sebagai

contoh RND, Produksi, Accounting, Marketing, IT dan lain -lain. Proses berjalan sampai

menjadi output dan akan di dapat data yang di hasilkan selama berjalan. Diharapkan data

dapat diolah menjadi informasi dan di kembalikan kembali ke setiap fungsi departemen

dimana akan di gunakan untuk mengukur kinerja, kontrol dan untuk pendukung dari

pengambilan keputusan. Ratusan atau ribuan proses ini saling berhubungan dan bekerja

sama dapat kita namakan dengan istilah business process. Business process akan

berkembang terus sejalan dengan berkembangnya organisasi.

Organisasi bukan sekedar shared vision, strategy, structure, system, style, staff and

skills. Organisasi bisa dilihat sebagai sistem sosial, ini cara paling pas melihat organisasi dari

perspektif lebih lebar. Inilah cara menterjemahkan “patterns” dan “events”. Pada masa lalu,

kita melihat organisasi hanya fokus pada bagian-bagian tertentu. Bila sebuah departemen

bekerja bagus sendiri dan tak terkoneksi dengan departemen lainnya, akibatnya organisasi

akan menderita.

Saat ini, banyak manajer mengakui begitu banyaknya bagian dalam organisasi,

khususnya keterkaitan antar bagian seperti koordinasi antara pusat dan daerah, mandor dan

buruh dan lain-lain. Para manajer saat ini lebih peduli pada apa yang bekerja di dalam

organisasi dan feedback. Jadi, bila ada persoalan dalam organisasi, manajer tidak serta

merta fokus pada persoalan yang dilaporkan, melainkan melihat pola keterkaitan yang lebih

besar. Manajer lebih fokus pada hasil yang ingin dicapai organisasi. Caranya, manajer lebih

fokus pada struktur yang bisa menciptakan perilaku yang mempengaruhi tindakan –

dibandingkan reaktif pada tindakan-tindakan yang selalu berulang sejak masa lalu.

* Teori Sistem dan Berfikir Sistem

Salah satu terobosan penting dalam melihat dunia yang kompleks adalah

teori sistem. Aplikasi teori ini dikenal sebagai analisis sistem. Salah satu alat bantu

analisis sistem adalah berfikir sistem. Secara awam, berfikir sistem adalah sebuah

cara membantu seseorang melihat dunia — termasuk organisasi — dari perspektif

yang luas termasuk struktur, pola dan tindakan dibandingkan melihat tindakan

secara khusus. Cara pandang yang luas membantu menemukenali isu-isu yang

mendasar dan tahu cara paling jitu mengatasinya.

*Karakter Sistem

Perilaku keseluruhan sistem bergantung pada keseluruhan struktur bukan

penjumlahan dari bagian-bagiannya. Struktur menentukan perilaku yang bermacammacam,

dan pada gilirannya menentukan berbagai kegiatan. Kerapkali, kita hanya

melihat dan menanggapi tindakan-tindakan. Inilah tindakan-tindakan yang

reaksioner. Kita lupa pada skema-skema yang lebih besar.

Seringkali di dalam organisasi, kita berfikir bisa memecah belah sistem dan

hanya merespon bagian-bagian di dalam sistem atau memilah bagian-bagian dari

sebuah topik. Teori sistem mengingatkan kita bila Anda mencincang sebuah gajah,

maka Anda tak mendapatkan segerombolan gajah-gajah kecil.

Sistem memiliki batas maksimum. Bila kita mencoba menciptakan sistem

yang lebih besar, maka sistem itu akan memecah diri untuk mencapai kestabilan

baru. Terlalu sering di dalam organisasi, kita selalu mencoba tumbuh dan membesar

– sampai batas sistemnya. Pada titik ini, kita lagi-lagi hanya melihat tindakan, bukan

perilaku, kebiasaan atau struktur yang mempengaruhinya. Jadi kita hanya berfikir

jangka pendek dan selalu menciptakan problem baru.

Ciri sistem yang lain yaitu sistem cenderung mencari keseimbangan di

lingkungannya. Sistem yang tidak berinteraksi dengan lingkungannya, cenderung

cepat mencapai batasnya seperti feedback dari client atau pelanggan.

Relasi sirkular hidup antara keseluruhan sistem dan bagian-bagiannya. Coba

perhatikan sebuah organisasi biasanya selalu mengalami problem yang sama dan

terus berulang. Problem senantiasa melingkar di dalam organisasi. Dan pada

gilirannya, anggota organisasi bisa menemu-kenali pola berulang tapi tidak bisa

menemukan si siklusnya sendiri. Bila kita bisa menemukan siklus dan sirkularnya, kita

bisa melakukan intervensi yang sistemik.

v  ORGANISASI SEBAGAI SISTEM SOSIAL

Seperti telah dibahas sebelumnya, bahwa pengertian organisasi adalah suatu

kelompok orang yang mempunyai tujuan yang sama. Tujuan merupakan hasil yang berupa

barang, jasa, uang, pengetahuan dan lain – lain. Sedangkan pengertian dari sosial adalah

manusia yang berkaitan dengan masyarakat dan para anggotanya(dikutip dari

W3dictionary). Dengan demikian system sosial merupakan orang-orang dalam masyarakat

dianggap sebagai sistem yang disusun oleh karakteristik dari suatu pola hubungan dimana

sistem tersebut bekerja untuk mewujudkan keinginannya. Beberapa hal yang

menggambarkan organisasi sebagai system social antara lain dengan adanya organisasi

social dan organisasi social.

Perilaku organisasi adalah telaah dan penerapan pengetahuan tentang bagaimana

orang bertindak di dalam organisasi. Dengan demikian dalam kaitannya dengan organisasi

sebagai sistem sosial maka kajian perilaku organisasi mencakup berbagai aspek seperti :

publik, bisnis, sosial dll. Sebagai contoh PSSI (Persatuan Sepakbola Seluruh Indonesia)

sebagai organisasi yang bergerak dibidang olahraga sepakbola tidak hanya terpaku pada

satu aspek kajian yaitu sepakbola. Bidang – bidang lain juga harus dikaji untuk memajukan

organisasi dan mencapai tujuannya memajukan sepakbola Indonesia. Aspek yang dikaji

antara lain aspek bisnis, publik dll. Mungkin anda bertanya,”Apa kaitan sepakbola dengan

bisnis?”. Pada Zaman sekarang ini olahraga khususnya sepakbola memiliki kaitan dengan

aspek bisnis contohnya hak siar televise, iklan sponsor yang dapat menghasilkan income.

Kemudian apa hubungannya dengan social? Dalam aspek bisnis, masyarakat merupakan

pasar. Sedangkan dalam bidang olahraga masyarakat adalah factor pendukung dimana

masyarakat itu sendiri adalah bagian dari social.

Berdasarkan contoh di atas, kita tahu bahwa hampir semua pekerjaan dilakukan

dalam lingkup sosial. Begitupula dengan organisasi, organisasi akan berjalan dengan baik

jika diaturr dengan sistem yang baik sehingga cakupan sosial didalamnya dapat bekerja

sesuai pakem yang telah diatur dalam suatu sistem. Cakupan social yang dimaksud adalah

pekerjaan, komunikasi serta koordinasi yang dilakukan dalam organisasi tersebut untuk

mencapai tujuan bersama.

Faktor faktor Organisasi antara lain(menurut John Willey)

- Manusia

- Teknologi yang digunakan

- Tugas/ kerja

- Budaya organisasi

Manusia merupakan salah satu factor penting dalam organisasi. Manusia itu sendiri

merupakan makhluk social. Dan dalam organisasi manusia bekerja tidak sendiri, maka

manusia melakukan komunikasi serta koordinasi dalam bekerja. Dengan demikian aspek

social tidak dapat dipisahkan dari organisasi. Dan dapat dikatakan juda bahwa Sistem social

itu juga merupakan organisasi dan sebaliknya.

v  RUANG LINGKUP ORGANISASI DAN METODE

A.      Sifat dan maksud organisasi dan metode

Sebelum membahas apa saja yang termasuk dalam ruang lingkup organisasi

metode, kita akan membahas apa yang menjadi sifat dan maksud organisasi metode.

Karena ruang lingkup organisasi metode akan menyangkut efisiensi prosedur tata

cara kerja yang dipakai dalam melaksanakan fungsi fungsi menejemen. Sedangkan

pengertian organisasi dan metode, antara manajemen , organisasi, dan tata cara

kerja merupakan satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan, artinya kalau tata cara

kerjanya sudah efisien maka diharpkan kegiatan pelaksanaan fungsi fungsi

manajemen dalam organisasi akan berjalan lancar. Jadi dalam hal ini sifat dan

maksud organisasi metode adalah pelayanan terhadap manajer dan administrasi

yang berusaha memajukan tata cara kerja yang dipegunakan untuk pencapaian

efisiensi yang maksimal pada organisasi tersebut.

B.      Pengertian efisien

Efisien adalah perbandingan terbalik atau rasionalitas antara hasil yang

diperoleh ata output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber daya dan waktu

yang akan digunakan.

Jika dirumuskan :

Efisien = output

input

Efisien harus diperhatikan benar benar karena merupakan syarat dan tujuan

pada pelaksanaan kerja, sehingga organisasi dan metode sebagai bantuan secara

teknis dan praktis dalam melaksanakan fungsi manajemen bisa memanfaatkan

sumber sumber yang tersedia secara maksimal.

·         Syarat pencapaian efisien dalam organisasi dan metode adalah :

1.       Pencapaian target haruslah berhasil guna, maksudnya target sesuai dengan

waktu yang telah di tetapkan, tetapi mutu dari hasil kerja tersebut juga harus

diperhatikan.

2.       Ekonomis artinya dalam pencapaian effective (berhasil guna) penggunaan

sumber daya (biaya, tenaga, material, peralatan, dan waktu) digunakan setepat

tepatnya.

3.       Pelaksanaan kerja bisa dipertanggung jawabkan

4.       Harus benar benar mencerminkan pembagian kerja yang nyata karena adanya

keterbatasan kemampuan perseoranga.

5.        Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab, artinya antara wewenang dan

tanggung jawab yang dibebankan harus seimbang.

6.        Prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Hal ini

untuk mencerminkan bahwa organisasi dan metode adalah kegiatan yang praktis

maka targetnya adalah efektif dan ekonomis, pelaksanaan kerja dapat

dipertanggung jawabkan, serta pelayanan yang memuaskan.

·         Cara peningkatan efisiensi kerja :

1. Pelaksanaan fungsi manajemen secara tepat

2. Pemanfaatan sumber daya ekonomi yang tepat

3. Pelaksanaan fungsi fungsi organisasi sebagai alat pencapai tujuan yang setepat

tepatnya.

4. Pengarahan dan dinamika organisasi dilakukan untuk pengembangan dan

kemajuan yang berkesinambungan.

v  Ruang lingkup organisasi dan metode

Dengan melihat maksud dan sifat organisasi dan metode merupakan

pelayanan bagi manajer dan addministrasi dalam melaksanakan fungsi manajemen

maka organisasi dan metode merupakan bantuan teknis dan praktis dalam

pelaksanaan teori teori organisasi dan manajemen dengan setepat tepatnya.

Maka dari sifat dan maksud organisasi dan metode dapat dipahami ruang

lingkupnya adalah hal hal yang menyangkut bidang bidang khusus dari organisasi

dan manajemen yang detail dan luas scope nya.

·         Kegiatan kegiatan yang termasuk kedalam scope organisasi dan metode adalah :

1. Analisis organisasi (organization analysis)

2. Komunikasi dalam organisasi (communication in the organization)

3. Tata cara kerja, prosedur kerja dan sistem kerja (work methods, procedure and

systems)

4. Pentingnya filing dari segi organisasi dan metode

5. Pentingnya jangka waktu penyimpanan data dan dokumen (record retention and

schedule)

6. Pentingnya formulir dari segi organisasi dan metode

7. Pendayagunaan mesin kantor (office machine)

8. Pendayagunaan perabotan dan peralatan kantor (office equipment)

9. Pentingnya tata ruang kantor dan perencanaan penyusunan ruang kerja (ofiice

layout and space planning)

10. Pentingnya penulisan laporan dalam organisasi dan metode

11. Pentingnya buku pedoman kerja

12. Pentingnya organisasi dan metode anggaran belanja

13. Analisis kepegawaian

14. Pentingnya penyederhanaan kerja

15. Organisasi unit dalam organisasi dan metode

16. Kesimpulan akhir (final conclusion)

Sesuai dengan perinsip perinsip dalam organisasi dan metode maka

pembahasan dalam bidang bidang tersebut akan dititik beratkan pada pembahasan

tentang sistem, prosedur dan tata cara kerjanya dalam kaitannya dengan asas

efisiensi. Oleh karena itu adanya sistem, prosedur dan tata cara kerja yang tepat

akan memungkinkan pelaksanaan fungsi fungsi manajemen yang dilakukan top

manajer juga tepat dan efisien dalam pemakaian sumber sumber daya (alam,

manusia) maupun penggunaan waktu yang tersedia.

sumber : http://dukhonajjib.blogspot.com/2013/04/sistem-perilaku-organisasi.html